古物台帳を紛失したら？
届出と対応の5手順
古物台帳や電磁的な取引記録を紛失・毀損・消失したときは、営業所または古物市場の所在地を管轄する警察署長へ直ちに届け出ることが古物営業法第18条に定められています。届出、残った記録の保全、欠落範囲の整理、新たな取引の記録、再発防止を扱います。初動の届出と保全は並行して進めます。
提出方法を確認
上書きを防ぐ
原因や全範囲の確定を待たない
欠落した取引内容を推測で埋めない。
発覚日時と判明した欠落範囲を控え、残存原本と、後から資料を照合して復元した内容を分けます。
1. 届出を遅らせず、残存記録を保全する
- 紙の記録
ページ・破片・保管箱の現状を残す
- 電子の記録
読めるコピー・操作履歴を別に確保
説明図：全範囲や原因の特定を待たない。安全確保が必要な災害等では身の安全を優先します。
以下の保全方法は一般的な運用案です。
紙の台帳なら残存ページ、破片、保管箱を動かしすぎず、現在の状態を写真に残します。
電磁的記録とは、パソコン等で保存する電子データです。事故が起きたファイルへの入力や同期による上書きを避け、読めるコピー、バックアップ（予備の複製）、操作履歴を別に保全します。操作で状態が悪化しそうなら、管理担当者に保全方法を確認します。盗難や第三者アクセスの疑いがある場合は、その事実も警察へ伝えます。
- 発覚日時と発覚者
- 紙・端末・ファイルの別
- 最後に正常確認した日時
- 残っている期間と欠落した可能性のある期間
- 盗難、不正アクセス、災害、誤削除など分かっている状況
2. 所轄警察署へ直ちに連絡する
- 伝える
営業所・許可情報・何を失ったか
- 確認する
提出先・様式・提出方法・追加資料
- 控える
連絡日時・担当部署・提出先と方法
説明図：連絡フローです。電話だけで正式な届出が済むとは限りません。
古物営業法第18条第2項は、帳簿等または電磁的方法による記録を毀損・亡失・滅失したとき、直ちに営業所または古物市場の所在地を管轄する警察署長へ届け出るよう定めています。
毀損は破損、亡失は所在が分からなくなった状態、滅失は焼失や消失などで失われた状態を指す表現です。区分が曖昧でも連絡を遅らせず、まず所轄警察署の古物営業担当へ連絡し、提出方法、様式、持参物を確認します。
電話で相談しただけで届出が完了したと思い込まないでください。例えば愛媛県の古物営業法施行細則第5条は、帳簿き損等届出書の提出を定めています。実際に使う様式と提出方法は、営業所等の所轄警察署へ確認します。
この届出は、許可証そのものの再交付や営業所住所の変更届とは別の手続です。事故の種類が分からない場合も「何を失ったか」を説明し、該当手続を警察署へ確認してください。
相談した記録と、正式に届出を提出した記録は分けて控えます。追加資料の提出を求められたら、案内された内容と期限も残してください。
届出の進捗を引き継ぐ記入票
社内の補助票です。全国共通の受付手順や正式な届出書ではありません。
- 相談
連絡日時・警察署・担当部署：［ ］
- 正式な届出
提出日・提出先・提出方法：［ ］
- 提出した控え
保存先・案内された受付番号等：［ ］
- 追加資料
求められた内容・案内された期限：［ ］
- 次の対応
すること・担当者：［ ］
提出前なら「未提出」と記し、相談した日を提出日に転記しません。追加資料の案内がなければ「案内なし」と残します。
許可を受けた氏名・名称／許可番号／営業所等の所在地／失った媒体／発覚日時／判明した欠落範囲／残っている資料。これは相談を整理する補助メモで、正式な提出書類の一覧ではありません。
3. 欠落範囲と復元根拠を分けて整理する
- 原資料
取引先の控え・明細・メール
- 照合
同じ商品・日付・取引かを確認
- 記録
取得元・確認日・確認者と一緒に保存
説明図：照合できない項目は未確認のまま分け、推測を事実へ置き換えません。
| 区分 | 整理する内容 | 扱い |
|---|---|---|
| 照合済みの項目 | 商品・日付・取引先など、同じ取引と確認できた項目 | 確認資料の名称・保管場所とセットにする |
| 確認資料 | 残存台帳、仕入伝票、販売明細、振込記録、配送記録 | 持っているだけで確認済みにせず、項目ごとに照合する |
| 欠落 | 失われたページ、期間、ファイル、取引番号 | 分かる範囲を特定する |
| 復元候補 | 取引先控え、販路の履歴、会計記録、メール | 一次記録と区別して控える |
| 未確認 | 相手方、品目、数量、対価、年月日など不明な項目 | 推測で確定しない |
仕入伝票など、取引の事実を裏付ける資料を証憑と呼びます。復元できた項目と未確認の項目を分けて残します。法令で必要な記録項目や例外は取引形態によって異なります。どこまで、どの方法で記録を再構成するかは、届出時に所轄警察署の指示を確認してください。
取引番号A-01の仕入伝票に日付と商品があり、振込記録には日付と合計額だけが残っている場合。伝票と商品を照合できた項目は根拠と一緒に控えます。複数商品の合計振込額だけから一品ごとの金額を割り振らず、取引先の明細で確認します。確認できない欄は「未確認」として残します。
4. 新たな取引記録と、過去の復元作業を分ける
- 残存原本
事故前から残っている記録
- 復元資料
後から確認して再構成する情報
- 新規記録
事故発覚後に発生する取引
説明図：過去の復元作業中も、新しい取引の記録義務は続きます。
過去の欠落を調べている間も、新たな取引記録まで混乱させない運用が必要です。警察署の指示に従い、新たな取引は古物営業法第16条などに基づく記録義務を止めず、開始日が分かる帳簿または記録環境へ残します。届出手続の完了まで記録を待つ意味ではありません。復元した内容には、取得元、確認日、確認者を付け、通常入力と区別します。
対象の期間・取引番号：＿＿＿
照合できた項目：＿＿＿
根拠資料の名称・保存先：＿＿＿
未確認の項目：＿＿＿
確認日・担当者：＿＿＿
警察署へ確認した事項・案内内容：＿＿＿
これは社内で経緯を残すための補助票です。法定帳簿や正式な届出書の代わりにはなりません。
5. 再発防止は復旧テストまで行う
- 保存
元データとは別の保管先へ
- 復旧
保全した原本とは別の環境で開く
- 確認
必要な項目を表示・印刷できるか確かめる
説明図：運用案です。保存頻度と確認担当を決め、確認結果も残します。
| 原因 | 再発防止 | 確認方法 |
|---|---|---|
| 紙の紛失・水濡れ | 原本の施錠保管・持出記録、控えの別場所保管 | 冊数・期間を定期照合 |
| 誤削除・端末故障 | 保存時点の違う複製、削除できる担当の限定 | 別環境で復旧テスト |
| 入力漏れ | 取引番号と日次締め | 在庫・証憑・台帳を照合 |
| 担当者依存 | 手順書と引継ぎ記録 | 別担当者が同じ手順を再現 |
古物営業法第18条第1項では、紙の帳簿等は最終記載日から3年間、電磁的記録は記録日から3年間の保存を定めています。バックアップを作っただけでは、必要な記録を読めるか分かりません。電磁的記録は直ちに書面表示できる状態が必要です。警察庁の解釈運用基準・第15では、各営業所等で直ちに印刷できる機器等の備付けが必要とされています。
復旧テストは「開けたか」だけで終えない
次の表は、復旧の確認漏れを防ぐための社内チェック例です。確認用のコピーで試し、保全した原本を上書きしないようにします。個人情報を含むので、確認担当者と保存先を決めて扱ってください。
| 確かめること | 結果として残すもの |
|---|---|
| どの保存時点のデータか | コピー作成日時、含まれる取引期間、最後の記録 |
| 必要な項目が読めるか | 文字化け・欠落の有無、確認した取引番号と項目 |
| 書面に表示できるか | 使用機器、印刷結果、切れて読めない欄の有無 |
| 復元で埋まらなかった範囲はどこか | 確認済みの期間と、調査を続ける期間・担当者 |
数件を開けても、失った全期間が戻ったとは限りません。確認日・担当者・対象範囲を控え、未確認部分は復元作業の補助記録票へ戻します。
上の再発防止表は、法定の頻度や方法を定めるものではなく、社内運用を組み立てるための例です。届出と新たな取引の記録を進めつつ、残った資料の所在と担当者を一つのメモへまとめるところから始めます。
事故後の法定手続は所轄警察署へ確認してください。リユセルは中古ブランド品の仕入れから販売までをAIと専任スタッフで支援する有料サービスです。日常の取引管理にも課題がある場合は、現在の管理方法と困っている場面を整理して、支援範囲をご確認ください。台帳事故の届出やデータ復旧を当サービスが代行するという案内ではありません。
仕入れから販売まで、支援内容と利用者が行う作業を確認できます。
支援内容を見る
西川 薫（株式会社SCHEME 代表取締役）
株式会社SCHEME 代表取締役。ブランドオークションでの仕入れとフリマアプリでの販売を自ら実践し、実際の取引にもとづいて本コラムを執筆・監修。大阪府公安委員会 古物商許可 第62111R061035号。
※本記事の内容は執筆時点の一般的な情報です。利益や販売を保証するものではありません。相場は時期・状態・市場により変動します。個別の届出・復元方法は所轄警察署に確認してください。